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SaaS Back-office (Dossier C2E)

  • Durée
    Lot 1 : 4 mois
  • Rôle
    Lead Product Designer
  • Équipe
    2 autres designers, 2 développeurs full-stack 1 Product Manager

Introduction et problématique

La refonte du backoffice de la solution SaaS de Consoneo, “Admin C2E”, représente une étape essentielle dans l’évolution de ce produit socle. Depuis sa création par un seul développeur en 2012, l’application a évolué organiquement, sans réelle considération pour l’expérience utilisateur ou les tendances graphiques actuelles. Le manque de ressources design dédiées et une implication limitée des utilisateurs ont laissé place à des lacunes significatives tant sur le plan de l’UX que de l’UI. 

 

Avec l’émergence du pôle design en 2017, Consoneo a décidé de placer l’expérience utilisateur au cœur de son processus de développement. Cette refonte ne se limite pas à une simple mise à jour esthétique, elle incarne l’engagement de l’entreprise à offrir une expérience utilisateur remarquable, à valoriser les besoins de ses utilisateurs et à renforcer son positionnement sur le marché. 

Objectifs

Pour les utilisateurs métiers : Augmenter la productivité

Pour les clients : Gagner en crédibilité

Business : Améliorer la valeur de l’app 

Contraintes

Ressources internes :  Team design actuellement en sous-effectif 

Dette design : Allongement des délais  

Recherches UX :  Difficultés pour poursuivre la recherche à distance (clients) 

Recherche et Analyse

Devant l’ampleur de cette refonte, l’équipe a décidé de la scinder en plusieurs lots, en commençant par l’accueil et la navigation pour le Lot 1. 

  • (Accordéon : Liste des lots)
  • Lot 1 : Navigation et accueil 
  • Lot 2 : Liste et détails des dossiers 
  • …

Concernant les méthodes et outils de la recherche UX, nous avons sélectionné :

  • Focus group
  • Entretiens individuels
  • Questionnaire
  • Ateliers (tri de cartes)
  • Persona
  • Matrice Effort Impact
  • Matrice de similarité

Concernant la recherche sur l’architecture de l’information et l’UI, nous avons établi une liste de tâches majeures : 

 

 

– La définition de l’arborescence 

– Le recensement des composants en production 

– Le choix du Design System 

– La création d’un benchmark concurrentiel 

– La refonte des composants principaux 

– La présentation des premiers prototypes (layout, header, menu, nav) 

Résultats du questionnaire UX interne (utilisateurs métier) : 

 

Les utilisateurs, bien que formés, ont acquis leur expertise principalement par la pratique quotidienne, en l’absence de documentation. Ils ont tendance à tolérer les points de friction de l’interface qu’ils utilisent depuis longtemps, ce qui pourrait expliquer l’écart entre leurs retours sur les problèmes rencontrés et les notes élevées attribuées aux fonctionnalités principales. 

 

Bien que la structure de l’information ne soit pas optimale pour répondre pleinement aux besoins de chaque pôle, les utilisateurs parviennent généralement à accomplir leurs tâches. Cependant, ils soulignent des problèmes de temps de chargement et de complexité des parcours utilisateur, soulignant ainsi la nécessité d’optimiser ces aspects. 

 

L’utilisation variée des fonctionnalités par les différents pôles suggère un besoin de personnalisation de l’interface ou de possibilités de masquer les fonctionnalités inutiles. 

 

Une cartographie UX (Persona, Empathy map, Customer journey…) guidera les actions à entreprendre pour répondre aux besoins spécifiques de chaque utilisateur. Les discussions et ateliers avec les parties prenantes seront essentiels pour valider et prioriser les suggestions d’amélioration. 

Conception et développement

Les prises de décisions suite aux recherches :  

  • Transformer la barre de navigation : la rendre plus fonctionnelle  
  • Créer un menu latéral lisible et rétractable : déplacer les boutons d’actions importants pour fluidifier le parcours et libérer de l’espace sur l’accueil 
  • Limiter les boutons d’actions sur l’accueil au strict minimum pour éviter une surcharge inutile 

Les ateliers tri de cartes ont notamment permis de structurer le menu, la navigation et l’accueil de sorte que les utilisateurs puissent accéder rapidement aux actions à réaliser par ordre d’importance et selon un choix de mots pertinents, répondants aux bonnes pratiques de l’UX writing.

Recherches UI sur le menu

Recherches UI sur la nav

Recherches UI sur l’accueil

Une fois en accord avec les propositions retenues, une réunion a eu lieu pour présenter ses premières maquettes aux développeurs pour retours. 

Prototype

Une présentation d’un prototype aux utilisateurs s’est déroulée aux internes, ces derniers ont réagi particulièrement positivement en approuvant les partis pris, tant sur l’aspect fonctionnel que sur l’aspect esthétique. Nous avons donc décidé d’itérer suites à de nouveaux retours une fois les propositions du Lot 2 effectuées. 

Évolutions

Ce projet d’envergure étant toujours en cours, voici un aperçu des propositions du Lot 2 et du Lot 3 pour mieux se projeter dans la version finale de cette refonte. 

Résultats

En attendant des retours quantifiables suite aux développements du Lot 1 et du Lot 2, nous avons recueillis de nombreux avis favorables de la part de nos utilisateurs internes et de nos clients qui applaudissent la valeur ajoutée de notre solution, mise en avant par le soin porté à son design. Ainsi, la crédibilité de Consoneo a pu être réaffirmée et de nouveaux clients ont fait leur apparition. 

Conclusion

S’agissant d’un projet interne, il n’a pas la priorité sur les besoins clients de l’entreprise et demeure à l’heure actuelle, une tâche à effectuer en arrière-plan, ce qui est un peu frustrant pour les designers de notre équipe car cette refonte était attendue de longue date. De plus, l’application poursuit son évolution en même temps que la refonte, ce qui continue de créer une dette design certes inévitable mais gérable. 

 

En outre, l’équipe design est satisfaite de sa montée en compétences sur la partie Discovery du Product Design et d’avoir pu axer ses recherches sur les interviews individuels et les ateliers UX auxquels elle a en temps normal peu de temps à accorder. Ce projet a également permis aux designers de travailler sur leur communication orale afin de faciliter les échanges avec les utilisateurs observés.